Los fundamentos del descubrimiento electrónico: Parte 2 de 2

En la primera parte de este artículo, analizamos qué es realmente e-discovery, definimos la terminología clave y examinamos parte de la tecnología que afecta a este campo. Ahora, en esta segunda parte final, exploraremos la tecnología con más detalle, abordaremos la capacidad de defensa de la tecnología y concluiremos cómo todo esto le afecta a usted, como profesional.

TECNOLOGÍA

La tecnología utilizada para e-discovery está cambiando y mejorando constantemente. Bueno, si está evolucionando a tal ritmo, entonces ¿por qué necesita obtener alguna tecnología para ayudarlo ahora? Porque, como su teléfono y computadora, se ha convertido en un componente inevitable de la práctica de la ley. Aparecen nuevos teléfonos todo el tiempo, pero es probable que no cambies el tuyo cada tres meses. De manera similar, los nuevos avances mejoran el alcance y la velocidad de las herramientas de e-discovery todo el tiempo, sin embargo, no tendrá que cambiar su tecnología con regularidad, pero sí tendrá alguna tecnología confiable y probada en la que confiar para ayudarlo en este sentido.

La tecnología o el software para ayudarlo en su práctica de descubrimiento electrónico se pueden alojar en su computadora o en otro lugar, como en el servidor de un proveedor o en la nube. Cada una de estas opciones tiene sus propias preocupaciones de seguridad para proteger los datos del cliente. Naturalmente, la decisión de qué método utilizar es una que solo usted puede tomar después de explorar las opciones con los proveedores. Muchos proveedores ofrecen versiones múltiples de la misma tecnología para aquellos que desean auto hospedarse o aquellos que desean tener acceso remoto a los datos.

Si bien existe tecnología para ayudarlo a clasificar los datos recopilados o proporcionados por su cliente y terceros, también debe tener en cuenta que existe tecnología para ayudar a sus clientes a mantener, mantener y producir ESI. Para complementar el software, no es demasiado pronto para comenzar a discutir una política de retención de litigios con sus clientes e incluso desarrollar estrategias de capacitación internas para sus empleados y contratistas para evitar la pérdida inadvertida de ESI importante.

Cualquiera sea la ruta que tome y la tecnología que elija para asistirlo en el manejo y la producción de ESI, se enfrentará con la decisión de cuánto control liberar al “cerebro” de la computadora / software. En la actualidad, este es un tema candente en los tribunales federales y se ha abordado en varias opiniones federales recientes. El software que nos ayuda a buscar datos voluminosos que permiten que el software tome decisiones en relación con la relevancia se conoce como “investigación asistida por computadora”, “codificación asistida por computadora” y “codificación predictiva”. Esto contrasta con la tecnología que utiliza un método de búsqueda diferente, como las palabras clave, donde el software simplemente identifica las palabras clave predefinidas en los documentos y deja la decisión final sobre la capacidad de respuesta para el profesional. Obviamente, el primer método es posiblemente una programación más sofisticada, pero su proceso debe ser confiable para poder ser defendido ante un tribunal más tarde si surge el problema, lo que nos lleva a la cuestión de la defensa.

DEFENSIBILIDAD

Aunque, en la actualidad, nuestros tribunales estatales de la Florida pueden estar en ciertas aguas desconocidas, es previsible a partir de desarrollos paralelos en casos federales que el método por el cual se procesó el ESI puede ser cuestionado en un caso particular. Si bien un argumento puede ser que el método de eliminación es un producto de trabajo protegido, también puede ser apropiado que un Tribunal investigue el método utilizado en un caso particular para determinar, por ejemplo, si la imposición de sanciones es apropiada o para equilibrar qué parte Deben soportar los costos de producción del partido o de un tercero.

Al seleccionar el software para ayudarlo en el descubrimiento electrónico o un proveedor externo para realizar esta tarea, querrá consultar la metodología empleada en el software y su historial para evitar una situación potencialmente costosa más adelante donde se le solicite Defender la metodología utilizada en la producción. No se trata de pretender que la revisión asistida por computadora o la codificación predictiva sean de alguna manera tecnología inadecuada o no probada, sino que simplemente debe estar al tanto de la tecnología que está utilizando, en lugar de entender la metodología de un experto que emplearía.

Entonces, ¿cómo te afecta todo esto?

Esto nos lleva a la pregunta tan importante de por qué debería preocuparse por esto. El descubrimiento electrónico se convertirá en un componente integral del descubrimiento civil y, con él, en el potencial real de una amplia gama de sanciones.

En los últimos meses ha habido varios casos altamente visibles en los cuales los tribunales impusieron sanciones basadas en violaciones de e-discovery. Las sanciones pueden ir desde la exclusión de pruebas y las instrucciones adversas del jurado hasta los hallazgos posteriores al juicio que afectan la apelación de una parte.

Las sanciones también pueden ser monetarias y pueden ir en contra de una parte o incluso, en algunos casos, directamente en contra del abogado que ayuda en secreto a los datos electrónicos de un cliente. De manera similar, la producción inadecuada de materiales privilegiados en e-discovery puede considerarse negligencia legal. Por lo tanto, la lección que se debe tomar es que todos los abogados ahora tienen una nueva obligación de asesorar a sus clientes sobre ESI y la administración de datos, por lo tanto, los abogados también deben entender esta área de la ley.

Este “nuevo mundo valiente” de e-discovery está aquí para quedarse y debe incorporarse e integrarse en las prácticas de todos los abogados de litigios civiles de la Florida. Conceptualmente no es tan diferente del descubrimiento tradicional. Sin embargo, ignorarlo puede ser peligroso y costoso, mientras que dominar sus matices puede hacerlo más eficiente, rentable y brindar un mejor servicio a sus clientes.

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