Inicio Redes Sociales Cómo reservar lugares para eventos corporativos: 5 factores vitales a considera

Cómo reservar lugares para eventos corporativos: 5 factores vitales a considera

0
31
Cómo reservar lugares para eventos corporativos: 5 factores vitales a considera

Los oradores y el cronograma de la sesión son dos aspectos en los que la mayoría de los gerentes se centran al planificar un evento corporativo. Después de todo, son cruciales para el éxito de la reunión o incentivo. Pero selectivo el lugar correcto es igualmente esencial. Un sitio adecuadamente elegido puede llevar a una increíble experiencia de red, y un lugar mal elegido puede convertirse en una reunión donde todos miran la puerta de salida.

Un sitio para eventos corporativos solo debe seleccionarse después de considerar diligentemente los pros y los contras, al igual que un lugar de recepción de bodas. Estos son los 5 factores principales para reflexionar al elegir un lugar para capacitación, reunión, exhibición o taller.

  • El espacio

Al revisar una ubicación, observe de cerca el espacio y el diseño. ¿Cumple los requisitos del evento? Para encontrar la respuesta, pregunta lo siguiente:

  1. ¿Hay un límite de capacidad?
  2. ¿Qué tan flexible es el espacio de piso?
  3. ¿Se pueden cambiar las habitaciones si es necesario?
  4. ¿Tendrás uso completo del lugar?
  5. ¿Se llevarán a cabo otros eventos simultáneamente?

Un elemento fundamental a verificar es la capacidad de asientos de la sala principal. No se puede reservar un sitio para 200 personas cuando solo 60 asisten. La conferencia aparecerá con poca asistencia y dejará una mala impresión a los patrocinadores y delegados. Otro aspecto es echar un vistazo a los espacios exteriores. Las cubiertas, el césped, los jardines y los patios son a menudo las áreas donde las personas se conectan. Asegúrese de que el lugar tenga suficiente y esté disponible para su uso.

Salas de descanso, escenarios y una sección separada para patrocinadores son algunos temas adicionales para reflexionar. La forma más fácil de avanzar es hablar con el gerente del lugar. Serán capaces de satisfacer casi todas las necesidades de alguna manera u otra, incluso si no es aparente.

  • La accesibilidad

La mayoría de las reuniones y conferencias tienen lugar en ubicaciones externas. Significa que el lugar debe estar cerca del aeropuerto, la estación de tren o algún centro de transporte central. Solo así las delegaciones podrán alcanzarlo fácilmente sin enfrentar ningún problema que creará una excelente primera impresión. La conexión directa a las carreteras principales es una característica de importancia; el otro es el aparcamiento. Debe haber un amplio espacio para el transporte de estacionamiento. Si no hay, encuentra las respuestas a:

  1. ¿Se pueden hacer arreglos alternativos para el estacionamiento?
  2. ¿Habrá costos adicionales relacionados con esto?
  3. ¿Hay un libro de transporte para los asistentes, como un taxi o un autobús?

En caso de que el evento sea local, intente seleccionar un lugar que esté cerca de la oficina, si se necesita alta asistencia. Si los objetivos son un cambio de escena, elija un sitio que esté más alejado de la oficina.

  • El paquete

Un lugar que ofrece una imagen clara de precios es siempre la mejor opción. Por lo tanto, cuando solicite una cotización, asegúrese de que esté detallada. Para esto, discuta todas las actividades del evento con el gerente del lugar. Ayudará a proporcionar todos los costos y costos probables asociados con todo el evento. Las cosas para preguntar son:

  1. ¿Cuál es la tarifa de ingresos incluidos, como el servicio y los impuestos?
  2. ¿Hay cargos de configuración y / o avería?
  3. ¿Hay una tarifa para la ropa de cama, mesas o sillas?
  4. ¿Hay un mínimo en alimentos y bebidas?
  5. ¿Se incluye Wi-Fi y equipo audiovisual?
  6. Si no, ¿cuál es el cargo adicional?

Al comparar dos avenidas, asegúrese de no comparar una oferta con todo incluido con una cotización parcial.

  • El ambiente

La atmósfera y la decoración de un lugar son factores intangibles que pueden establecer o romper el tono de una reunión oficial. Por ejemplo, si el evento es sobre una lluvia de ideas sobre un nuevo producto, el entorno debe ser brillante, divertido e inspirador. Un lugar que tenga una imagen profesional no será propicio para bombear jugos creativos. Por lo tanto, considere la decoración de la ubicación. Pequeñas cosas como la iluminación y el mobiliario y elementos destacados como la arquitectura, todos contribuyen a construir una persona.

Según la necesidad del evento, seleccione un lugar que invoque una respuesta similar. Una ceremonia de premiación se adaptará mejor en un lugar de estilo sofisticado. Lo ideal es que se celebre una reunión en un lugar pulido. Un último consejo es mantener un oído para la acústica. Los ruidos y sonidos de lugares o carreteras cercanas pueden arruinar incluso los sitios más impresionantes.

  • Los servicios

Para eventos corporativos , proporcione todas las comodidades. Por lo tanto, es imperativo averiguar qué servicios están incluidos en el paquete. Las preguntas a plantear son:

  1. ¿Puede haber un catering especial que incluya peticiones dietéticas?
  2. ¿Están incluidos los arreglos florales?
  3. Will almohadillas y bolígrafos, servicios audiovisuales y soporte informático proporcionado
  4. ¿La puesta en escena, la iluminación y la decoración del evento son internas o no?
  5. ¿Se atenderán los boletos, el transporte y las visitas turísticas para los huéspedes?

Cualquier servicio adicional proporcionado por el lugar es una oportunidad menos de que ocurra un accidente. Siempre elige un sitio que ofrezca al menos algunos de ellos.

No hay comentarios

Dejar respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here