7 ventajas importantes de utilizar un sistema de gestión de documentos (DMS)

Hay muchos tipos de personas que trabajan en un entorno de oficina, algunos necesitan silencio para poner de manifiesto su creatividad, mientras que a otros les gusta el caos para alimentar su inspiración. Si bien eso parece algo cierto, difícilmente funciona en un entorno profesional donde las personas obtienen las herramientas de productividad adecuadas para realizar su trabajo. Aquí, en esta publicación, hemos resaltado los beneficios de administrar sus documentos importantes a través de un software de administración de documentos (DMS).

Para ser honesto, cuando trabajas en un entorno profesional sin importar cuánto te esfuerces, terminas perdiendo un archivo importante y luego pierdes horas cuidándolo. Luego, tu amigo o compañero de trabajo, te dice en uno de los tonos más despectivos: “Deja de buscarlo, lo encontrarás cuando decida aparecer”.

Y adivina qué, la parte más frustrante y sorprendente es que terminan bien. En el momento en que dejes de buscarlo, la maldita cosa vendrá frente a ti yaciendo en un montón de otros documentos, que probablemente te habrás puesto boca abajo mientras buscabas el archivo.

Ahora, esta es una situación de la que puede reírse si el documento no es una cuestión de vida o muerte o es de importancia crítica para el negocio. ¿Qué pasa si ese archivo es tan importante que su equipo necesita comenzar a trabajar de inmediato en él, porque el proyecto es sensible al tiempo? ¿Qué sucede si es algo que puede ayudar a una empresa con dificultades a enfrentar un litigio costoso? ¿O depender de un cierre autorizado por el gobierno?

Aquí es donde el sistema de gestión de documentos DMS se convierte en una necesidad absoluta.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos (DMS)?

Muchas personas no conocen lo que es un sistema de gestión de documentos, por lo que aquí hay una breve introducción:

“La gestión de documentos implica los procedimientos y procesos que utiliza su empresa en relación con el almacenamiento, la captura y la protección y el almacenamiento de información de forma regular, es un proceso que se puede simplificar mediante el uso del software de gestión de documentos”.

Los sistemas de gestión de documentos hacen que sea muy fácil para las empresas combinar archivos digitales y papel en un único centro como tarjetas de presentación, documentos físicos, escaneados y formatos digitales. Los formatos de archivo admitidos pueden ir desde hojas de cálculo Excel, power point, documentos de Word, archivos PDF, presentaciones, etc.

Los componentes básicos del sistema de gestión de documentos son los siguientes:

• Llegada Salida
• Almacenamiento de documento
• Seguridad y control de acceso adecuado.
• Coordinación de edición simultánea.
• Control de versiones
• Recuperación y búsqueda.
• Pistas de auditoría
• Clasificación e indexación.
• Anotaciones

Además de ayudar a los árboles a mantener sus raíces fuertes y proteger el medio ambiente de peligros económicos y para la salud, como inundaciones, contaminaciones y deslizamientos de tierra, obtener una nube

Además de ayudar a mantener los árboles en posición vertical para proteger el medio ambiente de los peligros para la salud y la economía, como la contaminación, los deslizamientos de tierra y las inundaciones, emplear una solución de software de gestión de documentos basada en la nube conlleva numerosas ventajas. Éstos son algunos de ellos que figuran a continuación:

1.

Repositorio de documentos

Los sistemas de gestión de documentos basados ​​en la nube funcionan como una fuente central para todos sus archivos esenciales que se pueden ver, modificar, acceder y compartir de forma secuencial con sus colecciones. No pierda más horas y horas de su valioso tiempo tratando de buscar en las carpetas para encontrar un solo documento.

2.

Seguridad de documentos

Cuando sus documentos no se administran de la manera correcta, hay posibilidades de que la información caiga en manos equivocadas. Documentos sensibles e importantes si caen en las manos equivocadas pueden provocar daños que no se pueden cambiar. Las soluciones de DMS lo ayudan en este asunto y mantienen a salvo sus documentos confidenciales. En caso de inundación o incendio, el DMS basado en la nube garantiza que sus datos estén intactos y no se borren de la faz de esta tierra.

3.

Acceso en cualquier momento a cualquier lugar

Con las soluciones de software basadas en la nube, usted tiene la libertad de acceder a los archivos y documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente del tipo de dispositivo que use. Esto es bastante útil cuando está trabajando en un proyecto con miembros del equipo que están ubicados en otro lugar o trabajando de forma remota.

4.

Incorporación con software de terceros

La integración de aplicaciones es otra habilidad ingeniosa que borra la entrada de datos redundantes y ofrece un flujo continuo de información entre plataformas diferentes. No solo ahorra esfuerzo y tiempo, sino que también mantiene la precisión e integridad de los datos. Algunas soluciones DMS también admiten la incorporación de correo electrónico, lo que le brinda la posibilidad de enviar directamente archivos y documentos a colecciones, socios y clientes.

5.

Mejor organización

Con categorías, etiquetas, metadatos y subcategorías para marcar sus documentos y archivos, se vuelven muy fáciles de localizar, organizar y recuperar para su uso futuro. Una búsqueda con la palabra clave adecuada puede obtener resultados en cuestión de segundos.

6.

Tiempo y eficiencia de costos

La eficiencia de los empleados ahorra tiempo. Negocio sabio, porque el tiempo ahorrado es dinero ahorrado. Y eso es exactamente lo que ofrece un sistema de administración de documentos que ahorra tiempo y ahorra costos.

7.

Compartir archivos

Con DMS , los usuarios pueden colaborar y compartir documentos y archivos con compañeros de trabajo, sin importar dónde se encuentren. Ellos controlan con quién comparten los documentos y los archivos pueden ser compartidos a través de enlaces o publicados en la web o enviados como archivos protegidos por contraseña.

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